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「外交部推動六減運動實施計畫」(2001/04/11)

 

外交部推動六減運動實施計畫」

壹、 計畫依據:行政院九十年四月十一日台九0研管字第000八六九四號函頒
「行政院所屬機關推動六減運動實施原則」。

貳、 計畫目的:為提升行政機關效率及施政品質,提供本部業務單位據以配合推動執行。

參、 實施要領與分工
一、「減事」部分:

1、 運用「部務會報」及「事務會報」兩大機制,逐案針對本部現行業務項目,研議刪減或廢除重覆或無實質效益工作。

2、 運用網際網路及部內網路系統,開闢「電子公布欄」,公布相關資料訊息,藉以減少非必要性日常工作事項。

3、 辦理各項業務案件,應研擬標準化流程,以落實簡化工作目標 。

二、「減文」部分:

1、 召開部內外研討會或演講會,應儘量運用電話、電傳或電子郵件傳達及通知。

2、 本部駐外館處,工作績效評鑑應落實不以函、電數量化為主、改以工作品質及達成目標率為評估重點。

3、 部內各司處彙整主辦之公文報表宜儘量上網提供下載填報,以減少公文流量。

4、 減少駐外館處報部電報量,(1)駐外館處確實將無機密性或時效無性之公文以函報(電子郵件傳遞或郵寄)報部,(2)例行事務性公文,宜以表格化免備文方式報部,(3)外館來電,依其性質決定是否需分呈部次長,不必像現行方式件件皆呈部次長。

5、 本部內外同仁進行業務聯繫,倘無涉機密性,應減少公文或電文往返,儘量改以電話、電傳或E-mail電子郵件溝通,以最直接有效的處理方式洽公。

6、 本部一般性的簽、稿、函、電和報告等公文儘量簡化為標準化格式,以精簡行政作業。

7、 本部處理來電、來文之分發,倘誤分主辦單位,可由相關司處同仁口頭協調達成共識後,即請電務處或總務司更正登記重送,免除填報「更改主辦單位分電單」及「移文單」之手續。

三、「減章」部分:

1、 辦理各類業務案件應嚴加審酌案件性質及內容,儘量簡化流程。

2、 公文橫向聯繫會簽時間宜縮短並加速流程﹙儘量做到無意見者四工作小時,有其他意見者限定為八工作小時完成﹚。

3、 厲行分層負責原則,賦予業務承辦人及科、組長更多的授權,並檢討核判之層級及權責,落實逐級授權機制。

四、「減會」部分:

1、本部各類研議議題應儘量提報至「部務會報」、 「事務會報」及「對外工作會報」等現有跨司 處及跨部會會議機制,研議除非有緊急必要 性,儘量減少舉辦不必要之會議。

2、舉辦會議時,議題應求簡潔、具體、明確, 並儘量縮減會議時間。

 

3、加強會議效率為「減會」之重要前題,本部宜加強訓練同仁對於會議技巧及會議規範之瞭解。

五、「減話」部分:

1、 對外電話聯繫公務,應精簡電話溝通內容, 遵守保密規則,並注重電話禮貌。

2、 本部與駐外館處及駐外館處間溝通公務,儘 量以電子郵件傳遞方式為之。

 

3、將本部宴客及會議場地使用狀況公佈於內部網路,各單位可上網預定、登記並確認,節省電話接洽手續。

六、「減寫」部分:

1、 承辦公文簽槁,儘量精簡頁數,次要內容儘 可能列為附件處理。

2、 撰擬各類報告,倘內容量多時應儘量製作摘要,以減低公文數量。



肆:配合措施

1、 本草案倘奉核定,擬遵照「全國行政革新會 議結論」決議專案列管,隨時辦理追蹤。

2、 各單位辦理六減運動成績優良者,提請部次 長獎勵或嘉勉,以資鼓勵。

伍、本實施計畫擬奉 部次長核定後擇期上網公布實施。
甲、台中辦事處
主管積極參與宣導活動,並與高雄市政府與當地外國駐台機構互動情形良好,對民眾服務態度和藹親切,主動發掘問題,隨時注意民眾反應,電話測試優良。