一、 依據「駐外機構組織通則」，外交部得視駐外機構實際需要，依聘用人員聘用條例聘用人員。駐外機構進用聘用人員均依「聘用人員聘用條例」及其相關規定與報經行政院核定的聘用計畫書辦理。
二、趙怡翔是依據上述規定，由國內遴聘至駐美國代表處的聘用人員，趙怡翔原為外交部簡任第十職等機要秘書，現聘用為駐美代表處一等諮議。
三、依據行政院101年2月16日發布的駐外機構組織通則第4條，「駐外機構得分單位辦事…對外名稱及業務權責機關之歸屬，另以編組表定之」。另該通則第7條，「外交部得應業務需要，給予駐外人員適當名義對外或予以加銜」。目前駐美國代表處組長是為駐外機構對外交涉業務需要的對外名義，並非編制職稱，且未列職等，所以組長並非簡任第十二職等，亦非法定主管職務。外交部特此說明澄清。